THÀNH PHẦN HỒ SƠ

– Đối với việc chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài :

a. 01 tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự.

b. Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước công dân/chứng minh nhân dân/hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp trực tiếp hoặc 01 bản chụp (không phải chứng thực) giấy tờ tùy thân nêu trên đối với trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích.

c. Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự. Nếu có từ hai tờ trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ hoặc phải được buộc dây, gắn xi hoặc áp dụng hình thức bảo đảm khác để không thể thay đổi các tờ của giấy tờ, tài liệu đó.

d. 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu tại điểm c.

e. 01 phong bì ghi rõ địa chỉ người nhận đối với trường hợp yêu cầu trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu chính công ích (tổ chức, cá nhân tự chịu cước phí dịch vụ bưu chính công ích hai chiều).

f. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu tại điểm c, Bộ phận Một cửa có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu liên quan, kèm theo 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

– Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam :

a. 01 Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự.

b. Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (thẻ căn cước công dân/chứng minh nhân dân/hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc 01 bản chụp (không phải chứng thực) giấy tờ tùy thân nêu trên đối với trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính công ích.

c. Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận.

d. 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu tại điểm c sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên, không phải chứng thực; người nộp hồ sơ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.

e. 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu tại điểm c và d.

f. 01 phong bì ghi rõ địa chỉ người nhận đối với trường hợp yêu cầu trả kết quả giải quyết TTHC qua dịch vụ bưu chính công ích (tổ chức, cá nhân tự chịu cước phí dịch vụ bưu chính công ích hai chiều).

g. Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu tại điểm c, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu người đề nghị chứng nhận lãnh sự xuất trình bổ sung bản chính giấy tờ, tài liệu liên quan và nộp 01 bản chụp giấy tờ, tài liệu này.

ĐIỀU KIỆN YÊU CẦU

– Các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

a. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

b. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

c. Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

d. Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.

– Các giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:

a. Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

b. Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

c. Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

d. Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

e. Giấy tờ, tài liệu có nội dung vi phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

– Yêu cầu cụ thể đối với các giấy tờ, tài liệu đề nghị chứng nhận lãnh sự:

a. Là giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

b. Giấy tờ, tài liệu có thể đề nghị được chứng nhận lãnh sự là giấy tờ, tài liệu được lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận bởi:

– Các cơ quan thuộc Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, Toà án, Viện Kiểm sát; các cơ quan hành chính nhà nước Trung ương và địa phương.

– Cơ quan Trung ương của Đảng Cộng sản Việt Nam, Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Nông dân Việt Nam, Hội Cựu chiến binh Việt Nam, Liên hiệp các tổ chức Hữu nghị Việt Nam, Liên hiệp các Hội Văn học nghệ thuật Việt Nam, Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Liên minh Hợp tác xã Việt Nam, Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam;

– Các tổ chức hành nghề công chứng của Việt Nam;

– Giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức khác cấp, chứng nhận theo quy định của pháp luật bao gồm:

• Văn bằng, chứng chỉ giáo dục, đào tạo;

• Chứng nhận y tế;

• Phiếu lý lịch tư pháp;

• Giấy tờ, tài liệu khác có thể được chứng nhận lãnh sự theo quy định pháp luật.

c. Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.

– Yêu cầu cụ thể đối với giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự:

a. Là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam.

b. Được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài cấp, chứng nhận.

c. Mẫu con dấu, mẫu chữ ký và chức danh của các cơ quan và người có thẩm quyền của nước ngoài phải được giới thiệu trước cho Bộ Ngoại giao.